外注さん向けマニュアルの作り方

外注化を進めていく上で最も大切なのがマニュアルの作成です

マニュアルがしっかりと作っていけばどの外注さんでも仕事がすらすらとできますが、マニュアルが不十分なものだと仕事がうまく進んで行かず最終的には外注さんが辞めてしまうという結果を招きます.

ではどういう風にしていけばマニュアルがきちんと作れるか?

今回は僕が実際に使っているツールを解説していきます.

おすすめはGoogle ドキュメント

僕が最も重宝している方法は Google ドキュメントです。

Google ドキュメントの中には【音声入力】という機能がありまして、音声入力のボタンを押すと話している言葉が即時にテキスト化されるというものです。

これはすごく便利な機能です。

マニュアルをたくさん作っていると手が疲れたりするんですけれどもこの音声入力を使うとキーボードを叩く必要が全くなくなるので疲れが激減できます。

マシュー
話し言葉をそのままテキスト化してくれるので話の内容も頭の中で整理しやすくなります。本当におすすめな機能です。

でも、音声入力って聞くとあまり精度が高くないかなと思うんですけれども Google ドキュメントに関してはものすごく精度が良いので、後からの修正がほとんど入れなくて大丈夫です。

では実際に使い方を見ていきましょう。

音声入力のフロー

 Gmail を開く

まずは Gmail を開きます

 Gmail の右上にマークがあるのでそのマークからドライブを選択します

Google ドキュメントを開く

次に Google ドキュメントを開いて左上の新規から【添付】 Google ドキュメントを開いてください新規作成をしてください 

音声入力を始める

Google ドキュメントを開いたら【ツール】から音声入力を選んでください。

その後に左上に【マイクマーク】が表示されますのでマイクマークを表示されると音声を Google ドキュメントが拾ってきて自動でテキスト化されます。

実際に音声入力の一連の流れを
動画にしたものがこちらです

今読んでいただいているテキストも音声入力でのテキストになります。上の数行部分を音声入力している動画を以下にてアップしてますので確認しておいてください。

このようなフローで外注さんに渡すためのマニュアルをスピード作成しています。

また外注さんが仕事に少し慣れていくと、このマニュアル作成自体も外注さんにお願いすることができます。

次に僕が実際に外注さんにマニュアルを作ってもらっているフローをまとめておきます

外注さんにマニュアルを作成してもらう方法

マシュー
外注さんにちょっとした内容とかを説明する際に、一緒に画面を見ながら話ができるとすぐに説明できるのになって思ったことはありませんか?

遠隔の場所にいるとなかなか説明できないことって結構ありますよね。ただし実際に自分のパソコンの画面を見ながら説明するとすごく話が楽になります。

遠隔にいながらでもすぐ側で説明できる環境を作れると最高ですよね。

使っているMTGツール「zoom」

僕は外注さんとのミーティングは常にマニュアル化して頂きたい部分を録画しながら説明するようにして、録画後に実際のマニュアルを外注さんに作成していただくようにしています。

外注さんとのミーティングの際に僕は必ずzoomというミーティングツールを使って行います。このツールには Web ミーティングを好きなタイミングで録画できる機能があります。

無料プランだと1回のミーティング時間が40分という制限がありますが外注さんに渡すマニュアルのボリュームとしては十分な時間なので無料で十分かなと思います。

それでは外注さんにマニュアルを使っていただくフローを解説していきます。

外注さんにマニュアルを作ってもらうフロー

Web ミーティングをする

ズームを使って Web ミーティングを開催します。 Web ミーティングでは実際に自分の画面を外注さんに見てもらいながら行ってほしい作業内容などを解説していきます

ミーティング動画と Google ドキュメントを渡す

ミーティングが終わったタイミングで外注さんに録画動画とGoogle ドキュメント渡すようにします。

外注さんにマニュアルを作ってもらう

ミーティング動画の内容をもとに外注さんに画像を取ってきてもらったりテキストを入力してもらったりしてマニュアルを完成していきます。

マニュアルに不備がないかを確認する

最後にマニュアルを作ってもらって外注さんに、マニュアルを始めてみる外注さんに説明をしてもらいます。この時に実際の結果がうまくいっていればマニュアルは一定基準クリアしていると言えます。

以上4つのフローを持って現在は外注さんにマニュアルを作成していただいております

実際に外注さんに作ってもらったマニュアル

実際に僕が外注さんにお願いをして作ってもらった内容をまとめておきます

【動画素材】
https://youtu.be/WWE6ImqTWhQ

【完成したマニュアル】https://docs.google.com/document/d/1FZUUCRJUlx3cWVNooTKLZcgJWx_qSoq2u_YJBstMgrw/edit

まとめ

実際にマニュアルを作るって作業は非常に難しいことです。

しかしこの Google ドキュメントを使えば比較的簡単にマニュアルを作ることができます。

マニュアルがしっかりしていると外注さんに一定基準の仕事を誰にでも同じようにやってもらうことができます。この作業を繰り返すことで様々な作業が簡略化できるし、自分で説明する時間が一気に短縮できます。

マシュー
是非たくさんのマニュアル作りをして、外注さんに楽しんで働いていただける環境を作ってください。